La plupart des entreprises sont concernées par la gestion des notes de frais. Ces notes doivent être accompagnées de justificatifs et ne peuvent être remboursées que lorsqu’il s’agit de frais engagés dans l’intérêt de l’entreprise. Le plus souvent, les notes de frais sont des dépenses de restaurant, d’hébergement ou encore des indemnités kilométriques, mais peuvent également être très diverses.

Dans tous les cas, un système de gestion des notes de frais est indispensable à toute entreprise souhaitant bien tenir sa comptabilité à jour, effectuer les vérifications et remboursements le plus rapidement possible et donc ne pas perdre trop de temps dans la gestion de cette tâche.

La gestion des notes de frais peut s’avérer complexe et chronophage et pour ne pas perdre son temps, opter pour l’un des leaders européens de la gestion de notes de frais comme Expensya sera un bon moyen de trouver une solution à cette problématique.

Qui est Expensya ?

Expensya est une entreprise qui propose un système de gestion des notes de frais performant et conçu pour les différents types d’entreprises et les différents secteurs d’activités. L’objectif de la marque est donc de proposer un outil innovant, simple d’utilisation, facilement accessible et rapide pour ne plus subir ce processus pénible, mais nécessaire.

La gestion de notes de frais avec Expensya se fait donc de façon très simple et de nombreuses entreprises telles que Orange, Uber, Microsoft, Intersport, BNP Paribas, American Express ou encore Apple ont décidé de solliciter les services de cette plateforme, des marques de prestige et exigeantes qui prouvent l’efficacité et la capacité à répondre aux attentes de sa clientèle dont Expensya fait preuve.

Automatiser la gestion de notes de frais

La particularité de l’application proposée par Expensya est qu’elle utilise une technologie de reconnaissance performante qui va permettre de gagner énormément de temps dans la gestion des notes de frais. En effet, l’application proposée est bien évidemment disponible sur ordinateur, sur tablette et sur smartphone peu importe le système d’exploitation utilisé. Le justificatif présenté sous la forme d’une facture, d’un ticket de caisse ou encore d’un billet de train ou d’avion va pouvoir être pris en photo par l’utilisateur d’Expensya.

Le logiciel de reconnaissance va alors se mettre en route et grâce à sa technologie OCR+ il va permettre d’extraire les informations pertinentes et nécessaires du justificatif présenté en seulement quelques clics, même les données de niveau 3 pourront être prises en compte. Les données seront alors stockées et permettront d’établir très facilement des notes de frais.

L’outil de gestion avancée proposée par Expensya va par ailleurs permettre une gestion comptable avec beaucoup de fluidité en simplifiant le traitement de la TVA, mais aussi en gérant facilement les avoirs, les annulations, les avances et les pourboires. L’ensemble de la gestion des notes de frais pourra donc être effectuée par le biais d’Expensya (plus d’informations sur le sujet sur le blog Entreprise et Compagnie).

Un outil complet et polyvalent

Pour bien gérer ses dépenses professionnelles et proposer un outil performant, Expensya a fait en sorte de mettre en place une application complète qui réponde aux besoins de tous. L’application est notamment multilingue, multidevise et multisociété et pourra même être utilisée hors connexion. Pour gagner encore plus de temps, il sera possible d’automatiser certaines actions, plusieurs niveaux de validation ainsi que des politiques de dépenses en fonction de ses besoins.

Par ailleurs, Expensya pourra être complètement intégré au sein de différents écosystèmes comme par exemple des sites marchands, des ERP, des outils de réservation de voyage, des systèmes de paiements, etc. L’outil de gestion des notes de frais devient alors omniprésent. Qui plus est, le suivi des frais professionnels permettra d’avoir un aperçu en temps réel et facilement compréhensible pour pouvoir garder un œil constant sur les dépenses effectuées.
Expensya permet également de se dispenser de l’archivage papier puisque toutes les factures numérisées sont valables en cas de contrôle. L’archivage des données se fera sur plusieurs années et continuera d’être disponible sur la période choisie même en cas d’arrêt de son abonnement. Il ne sera donc plus nécessaire de conserver précieusement les différentes factures pour garder des traces des dépenses puisque tout sera stocké directement sur un serveur sécurisé et dédié.

Si Expensya est l’un des leaders européens et fait tant parler d’elle, c’est que la marque a véritablement su développer un outil performant qui s’adressera aussi bien aux consultants, aux commerciaux, aux freelances, aux TPE, aux PME, aux ETI ainsi qu’aux comptables.

Le cauchemar des calculs sur Excel peut enfin prendre fin pour profiter d’un système conçu pour faciliter la vie des comptables et des personnes en charge de la gestion des notes de frais. Des milliers d’entreprises et de salariés utilisent d’ailleurs chaque jour cette application ce qui témoigne de son efficacité et de sa performance.

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