Les informations à connaître sur les notes de frais en entreprise

La note de frais fait partie des documents administratifs et financiers importants en entreprise. Entrepreneurs et salariés se doivent de connaître parfaitement le fonctionnement des notes des frais et leur importance.

Qu’est-ce-que la note de frais ?

La note de frais est un document établi par le dirigeant de l’entreprise ou le responsable administratif et financier mentionnant tous les frais professionnels engagés par le personnel et remboursés par la caisse de l’entreprise.

Les frais professionnels désignent toutes les dépenses engagées dans la réalisation des missions professionnelles dont les frais nécessaires pour payer:

• les repas pendant les jours et les horaires de travail (déjeuner dans un restaurant, achat d’un sandwich, etc),
• les déplacements pour la réalisation d’une mission professionnelle : prix du ticket de transport pour les trajets en avion, en train, en bus, en bateau ou tout autre moyen de transport. Les employés qui utilisent leur véhicule personnel pour faire les trajets perçoivent des indemnités kilométriques, le remboursement des frais de péage et du prix du carburant,
• l’hébergement pendant un séjour professionnel : les nuitées dans un hôtel ou autre structure d’accueil situé à une distance supérieure à 50 km du domicile de l’employé et à plus d’une heure et demi de trajet en transport en commun,
• les charges indispensables pour réaliser les missions professionnelles : facture de téléphone, connexion Internet, achat des équipements indispensables pour aménager l’espace de travail, une partie du loyer de l’espace dédié à la réalisation de l’activité professionnelle.

Ces charges sont payées par l’employé concerné puis remboursées par l’entreprise.

Le remboursement des notes de frais

Les modalités de remboursement des notes de frais sont établies par des réglementations légales et fiscales spécifiques.

La Loi ne définit pas un modèle spécifique de note de frais. Toutefois, selon la réglementation fiscale en vigueur, l’employé concerné qui s’est acquitté des frais est tenu de présenter un document officiel contenant des mentions précises pour se voir attribué le remboursement des dépenses professionnelles. En règle générale, le salarié doit soumettre une facture ou un reçu attestant du paiement. Le papier doit contenir clairement la date de paiement des frais, le montant et le motif.

Des mentions précises sont requises selon le type de dépenses. Les notes de frais de transport doivent notamment contenir des mentions obligatoires précises comme le lieu de réalisation de la mission professionnelle, le trajet effectué (en kilométrage), la puissance fiscale du véhicule. Les notes de frais d’hébergement doivent mentionner le nombre exact de nuitée. L’identité et les fonctions de chaque convive doivent apparaitre dans les notes de frais de restauration.

Le délai et les moyens de remboursement sont également définis par la Loi. En savoir d’avantage sur la réglementation des notes de frais.

La gestion des notes de frais est un ensemble de tâches complexes qui exigent une grande disponibilité ainsi qu’une importante rigueur. Cette mission professionnelle est généralement assignée au chef d’entreprise, au dirigeant ou au responsable administratif et financier. Avec les avancées de la technologie, notamment dans le secteur du numérique, les entrepreneurs et les responsables assignés à la gestion des notes de frais peuvent utiliser des logiciels dédiés qui leur facilitent grandement le travail et leur permettent même d’accéder à des fonctionnalités plus étendues pour optimiser la tâche.